Chapa 3 · Aliança Moniquense
Propostas da Diretoria de Secretaria
Um atendimento mais moderno, ágil e digital, com menos burocracia e mais autonomia para o associado resolver suas demandas.
Secretaria Papel Zero
Digitalizando os processos da Secretaria para reduzir documentos físicos, impressões e custos com locação de equipamentos, sempre que possível.
Totens de Autoatendimento
Implantando totens em pontos estratégicos do clube para emissão de documentos, solicitações, convites e consultas sem necessidade de atendimento presencial.
Novo Aplicativo Santa Mônica
Modernizando o aplicativo para concentrar convites, solicitações, consultas, notificações e acompanhamento digital dos pedidos do associado.
Mais Convites, Mais Santa Mônica
Ampliando a política de convites, com acúmulo dos não utilizados para o mês seguinte e frequência do mesmo convidado de 4 para até 10 vezes ao ano.
Revisão das Resoluções
Revisando as resoluções do clube a partir da escuta dos associados, modernizando e simplificando regras que precisam ser adequadas à realidade atual.
Portaria Mais Eficiente
Revisando processos, contratos e serviços da Portaria, buscando mais agilidade e uma melhor experiência para associados e convidados.
Secretaria 360°
Integrando presencial, WhatsApp, aplicativo, site e autoatendimento, para que o associado não precise repetir a mesma solicitação em cada canal.
Comunicação Integrada
Criando o espaço "Você Pediu, Nós Respondemos", com retorno mensal das principais dúvidas, sugestões e reclamações dos associados.
Um atendimento moderno, rápido e resolutivo
Criar um atendimento moderno, mais rápido e resolutivo, evitando que o associado precise voltar várias vezes, com um padrão de atendimento definido para todos os funcionários.
Implantar um sistema de senhas ou agendamento, principalmente em horários de maior movimento, e disponibilizar um canal de WhatsApp oficial para dúvidas e solicitações simples, com prazo claro para cada tipo de solicitação.
Criar um manual de procedimentos da secretaria, para que o atendimento não dependa da experiência individual de determinado funcionário: solicitação → responsável → prazo → análise → conclusão → comunicação ao associado. Isso evita o famoso “vou verificar e depois te retorno” sem acompanhamento.
Diagnóstico da Secretaria hoje
Processos ainda dependentes de documentos físicos e utilização excessiva de papel, com impressoras alugadas gerando custos que podem ser reduzidos com a digitalização.
Necessidade de modernização dos processos internos da Secretaria e de ampliação das funcionalidades do aplicativo do Santa Mônica, com processos que podem ser realizados de forma mais rápida por autosserviço.
Necessidade de revisão das resoluções do Clube, considerando as demandas apresentadas pelos associados, e de aprimoramento dos serviços da Portaria, com revisão dos contratos relacionados ao setor.
Necessidade de melhorar a comunicação entre Clube, Secretaria, Portaria e associados.
Uma Secretaria digital, ágil e eficiente
Ter uma Secretaria mais digital, ágil e eficiente, com processos simplificados e menor dependência de papel. O associado deverá conseguir realizar grande parte dos serviços diretamente pelo aplicativo ou pelos totens de autoatendimento, reduzindo filas, burocracia e tempo de atendimento.
Queremos uma Secretaria mais moderna, integrada e conectada às necessidades dos associados, acompanhando mensalmente: quantidade de atendimentos, principais reclamações, tempo médio de atendimento, tempo médio para solucionar solicitações, quantidade de solicitações pendentes, índice de satisfação dos associados, horários de maior movimento e principais serviços procurados.
Assim, a diretoria consegue saber onde realmente estão os problemas.
O que a diretoria vai priorizar
Digitalizar e simplificar os processos da Secretaria, implantando o conceito de Papel Zero e reduzindo custos com impressão e locação de equipamentos.
Implantar totens de autoatendimento para os associados e modernizar/ampliar as funcionalidades do aplicativo do Santa Mônica.
Facilitar a geração e utilização de convites: ampliar de 4 para até 10 vezes ao ano a possibilidade de utilização do Clube por um mesmo convidado, e permitir o aproveitamento, no mês seguinte, dos convites não utilizados no mês corrente.
Revisar as resoluções do Clube a partir da escuta dos associados e melhorar a comunicação com eles.
Modernizar e melhorar os serviços da Portaria, revisando contratos e processos relacionados, tornando os processos internos mais rápidos, transparentes e eficientes.
Frentes de trabalho da Secretaria
Secretaria Papel Zero — digitalização dos processos e redução gradativa do uso de papel e impressões, para associados e funcionários.
Secretaria Digital — informatização e simplificação dos serviços da Secretaria.
Totens de Autoatendimento — implantação de totens para realização de serviços sem necessidade de atendimento presencial.
Novo Aplicativo SMCC — ampliação das funcionalidades do aplicativo.
Clube Mais Acessível — ampliação dos convites e flexibilização da utilização pelos associados, com revisão das resoluções a partir da escuta dos associados.
Portaria Mais Eficiente — revisão dos processos, serviços e contratos da Portaria.
Comunicação Integrada — melhoria dos canais de comunicação entre Clube e associados.
Projeto 1 — Secretaria Papel Zero
O que será realizado? Mapeamento e digitalização dos processos da Secretaria, reduzindo documentos físicos, impressões e arquivos em papel. A meta será tornar a Secretaria papel zero, sempre que tecnicamente e legalmente possível.
Por que é importante? Para reduzir burocracia, agilizar processos, melhorar a organização e gerar economia para o Clube.
Resultado esperado: Menos papel, menos impressão, menos armazenamento físico e maior agilidade.
Totens de Autoatendimento
Implantar totens em pontos estratégicos do Clube para que o associado possa realizar serviços da Secretaria de forma rápida e independente.
Exemplos de serviços: emissão de documentos, solicitações, consultas, geração de convites, atualização de informações e acesso a serviços disponíveis no aplicativo.
Novo Aplicativo Santa Mônica
Modernizar o aplicativo para concentrar o maior número possível de serviços da Secretaria: geração de convites, solicitações de serviços, consultas, comunicação com o associado, notificações, calendário, serviços administrativos e acompanhamento das solicitações.
Sugestão de autoatendimento: atualizar cadastro, tirar segunda via, fazer matrícula, reservar espaço, falar com a secretaria e registrar reclamação/sugestão, tudo em poucos cliques.
Mais Convites, Mais Santa Mônica
Revisar a política de convites para ampliar a possibilidade de os associados receberem familiares e amigos: aumentar a quantidade disponibilizada, permitir o acúmulo dos convites não utilizados para o mês seguinte e ampliar de 4 para até 10 vezes por ano a frequência de um mesmo convidado no Clube.
A implantação deverá ser acompanhada por análise operacional e de capacidade, para garantir equilíbrio entre acesso, segurança e experiência dos associados.
Revisão das Resoluções
Realizar uma revisão das resoluções existentes, ouvindo previamente os associados e identificando regras que precisam ser modernizadas, simplificadas ou adequadas à realidade atual do Clube.
Princípio: ouvir → analisar → propor → implementar → prestar contas.
Portaria Mais Eficiente
Revisar os processos de atendimento e controle da Portaria, buscando maior agilidade e melhor experiência para associados e convidados.
Também serão analisados os contratos e serviços atualmente utilizados, buscando qualidade, eficiência e melhor relação custo-benefício.
Tudo integrado, em qualquer canal
Criar o conceito de “Secretaria 360°”: presencial, WhatsApp, aplicativo, site e autoatendimento, todos integrados. O associado começa uma solicitação pelo celular e, se precisar ir presencialmente, o funcionário já consegue visualizar o histórico — sem precisar explicar tudo novamente.
Espaço “Você Pediu, Nós Respondemos” — criar um espaço mensal com as principais dúvidas, sugestões e reclamações dos associados, informando o que foi resolvido ou encaminhado.
Iniciativas digitais da Secretaria
Digitalização dos processos da Secretaria, Papel Zero, totens de autoatendimento e novo aplicativo, com geração digital de convites e solicitação de serviços pelo aplicativo.
Comunicação segmentada, notificações aos associados, acompanhamento digital de solicitações e indicadores de atendimento, com integração entre Secretaria, Portaria e demais setores.
Como vamos medir o avanço
Percentual de processos digitalizados, redução do consumo de papel e redução dos custos com impressão e com locação de impressoras.
Número de serviços realizados pelo aplicativo e pelos totens, tempo médio de atendimento e número de solicitações realizadas digitalmente.
Satisfação dos associados, utilização dos convites, número de reclamações relacionadas à Secretaria e Portaria, e economia gerada pela digitalização.
Por onde a gestão começa
Fazer um diagnóstico completo dos processos da Secretaria e identificar tudo o que pode ser digitalizado, levantando os custos atuais com papel, impressão, locação de impressoras e demais processos físicos.
Elaborar o projeto de implantação da Secretaria Papel Zero e dos totens de autoatendimento.
Iniciar o levantamento das resoluções do Clube, ouvindo os associados sobre regras que precisam ser revistas.
Definir, junto à área de tecnologia, as primeiras funcionalidades a serem incorporadas ao aplicativo, começando pelos serviços da Secretaria e pela gestão de convites.
O que a Secretaria vai entregar
Secretaria Papel Zero, com processos digitalizados e simplificados, e totens de autoatendimento implantados.
Aplicativo do Santa Mônica modernizado e com novas funcionalidades, incluindo sistema digital de geração e controle de convites.
Ampliação da política de convites, com aproveitamento no mês seguinte e ampliação de 4 para até 10 utilizações anuais por convidado.
Revisão das resoluções com participação dos associados e Portaria modernizada, com processos e contratos revisados.
Resumo Executivo do Plano
O que será realizado? Modernização completa da Secretaria: digitalização dos processos, implantação da Secretaria 360°, Papel Zero, totens de autoatendimento, novo aplicativo, revisão das resoluções, ampliação dos convites e melhoria dos serviços da Portaria.
Quanto custará? A definir após levantamento técnico e orçamentário, priorizando investimentos que gerem redução de custos operacionais.
Qual o prazo? Início nos primeiros 100 dias, com implantação progressiva durante a gestão 2026–2029.
Quem será responsável? Diretoria de Secretaria, em conjunto com Tecnologia, Marketing, Portaria e demais áreas envolvidas.
Qual resultado será entregue? Uma Secretaria mais moderna, digital, rápida, econômica e próxima do associado, com menos burocracia e mais autonomia para que o sócio resolva suas demandas.
Menos papel, menos fila, mais agilidade: uma Secretaria mais próxima do associado do Santa Mônica Clube de Campo.